Protecția datelor cu caracter personal (GDPR)

1. Introducere

Primăria Municipiului Călărași (PMC), cu sediul în Călărași, Str. București, Nr. 140 A, Cod 910058, Tel: 0242 311005, Fax: 0242 318574, cod de identificare fiscală 4445370, în conformitate cu cerințele Regulamentului UE nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor) prin echipa de conducere își asumă angajamentul de a proteja datele cu caracter personal ale contribuabililor și tuturor persoanelor vizate și de a se conforma prevederilor legale și de reglementare aplicabile privind protecția acestora.

Această politică este adoptată de conducerea Primăriei Municipiului Călărași în relațiile cu toate părțile interesate pentru furnizarea serviciilor către contribuabili și în relația cu toate părțile interesate.

Primăria Municipiului Călărași alocă resursele necesare asigurării confidențialității, integrității și disponibilitătii datelor cu caracter personal pe care le prelucrează.

Vom revizui periodic principiile privind securitatea datelor cu caracter personal, prezentate în continuare, aceste principii conțin angajamentul nostru de a proteja confidențialitatea, integritatea și disponibilitatea datelor personale.

Securitatea datelor dumneavoastră personale este un factor important pentru Primăria Municipiului Călărași de care ținem seama în cadrul relațiilor cu imputerniciții, terții și cu toate părțile interesate. Ne angajăm să fim transparenți și deschiși. Această politică de securitate explică modul în care gestionăm datele personale din momentul în care le deținem. Sunt aplicabile și politici specifice sistemului de management al securității informației necesare furnizării serviciilor în condiții de securitate.

2. Obiectul și scopul prelucrării datelor cu caracter personal

2.1. Obiectul principal al prelucrării datelor cu caracter personal privește transferul de la persoana vizată/ contribuabil la autoritatea publică a datelor cu caracter personal și prelucrarea necesară furnizării serviciilor specifice administrației publice locale și a serviciilor conexe acestora.

PMC prelucrează următoarele tipuri de date cu caracter personal ale contribuabililor: nume, prenume, telefon, adresa de email, data și locul nașterii, adresa de domiciliu, date fiscale, CUI/CIF, etc. în vederea furnizării serviciilor.

2.3 Datele personale menționate mai sus sunt colectate, stocate și prelucrate în scopul îndeplinirii obligațiilor legale aplicabile furnizării serviciilor administrației publice locale specifice următoarelor domenii de activitate:

□ stare civilă
□ urbanism
□ fiscalitate
□ registru agricol
□ asistență socială
□ poliție locală, etc.

În contextul furnizării serviciilor către contribuabili prelucrăm doar datele necesare pentru a furniza serviciile specifice administrației publice locale și a serviciilor conexe acestora.

Dacă sunteți solicitantul unui post liber sau stagiu de practică în PMC, folosim datele cu caracter personal cuprinse în CV sau necesare, conform în specificațiile postului solicitat de dumneavoastră.

Dacă reprezentați un partener/furnizor al PMC pentru produse și servicii, folosim datele cu caracter personal următoare: nume și prenume, telefon mobil, adresa email ale reprezentanților partenerilor pentru comunicare și derularea activităților contractuale.

Dacă sunteți utilizator al site-ului de internet sau ai serviciilor online, utilizăm datele dumneavoastră personale pentru a monitoriza traficul și pentru a îmbunătăți conținutul site-ului.

Se prelucrează ora și data accesării, durata vizitei, pagini accesate, IP-ul.

În cazul serviciilor online, prelucrăm date cu caracter personal necesare furnizării acestor servicii.

În cazul în care sunteți vizitator al PMC sau a subdiviziunilor organizatorice, prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal (înregistrări video și audio) pentru a asigura securitatea personalului propriu, a vizitatorilor, a spațiilor și activelor proprii. Zonele supraveghere video sunt semnalizate și politica privind monitorizarea video este disponibila pentru consultare în sediile PMC.

Website-ul nostru și serviciile oferite la distanță nu vizează prelucrarea datelor copiilor, noi nu colectam cu bună stiință date personale de la copii. Vom șterge toate datele personale pe care le considerăm că au fost colectate de la un copil sau utilizator sub vârsta reglementată prin regulament. Dacă sunteți părinte sau tutore al unui copil sub 16 ani și credeți că ne-a dezvăluit date personale, vă rugăm să ne contactați la dpo@primariacalarasi.ro.

3. Temeiul legitim al prelucrării datelor cu caracter personal

Ne întemeiem prelucrările de date cu caracter personal pe următoarele temeiuri legitime:

– prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care ne revine;
– prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care serveşte unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorităţii publice cu care este învestit operatorul – prelucrarea este necesară pentru încheierea sau executarea unui contract;
– prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract.

4. Către cine și când poate transfera Primăria Municipiului Călărași date cu caracter personal?

– Atunci când cerințele de reglementare ne impun acest lucru. Ne conformăm cerințelor legale ori de câte ori primim cereri legate de dumneavoastră de la autorități sau în cazul unui proces. Atunci când primim astfel de cereri, difuzăm datele personale numai dacă suntem convinși, cu bună credință, că legea ne cere să o facem. Nimic din această informare nu vizează limitarea mijloacelor legale de apărare sau obiecțiile pe care le-ați putea avea față de solicitarea unui terț de a divulga datele cu caracter personal ale dumneavoastră.
– Atunci când credem că este necesar pentru a împiedica prejudicierea dumneavoastră sau a altor persoane.

Vom partaja cu dumneavoastră informații în această manieră numai dacă apreciem în mod rezonabil, cu bună credință, că este necesar pentru protejarea drepturilor proprietății și securității dumneavoastră, ale altor parteneri ai Primăriei Municipiului Călărași.

– nume titular, numărul cardului, data expirării, codul CVV2 sau CVC2 (în cazul în care cardul dumneavoastra are un astfel de cod) ajung la furnizorul de servicii de plăți cu cardul;
– dacă este cazul, putem furniza date cu caracter personal companiilor care ne oferă suport în desfășurarea activității noastre (furnizori servicii pentru infrastructura IT, sisteme de comunicații, plăți online, etc.);
– putem să comunicăm date cu caracter personal unor terțe părți în scopul îmbunătățirii calității serviciilor pe care le prestăm.

Imputerniciții și terții au, la rândul lor, obligații similare cu ale Primăriei Municipiului Călărași în ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal.

5. Transferarea datelor cu caracter personal în afara Spațiului Economic European (SEE)
   Putem transfera date cu caracter personal în SEE sau în afara SEE în situația în care unii dintre contribuabili sau partenerii Primăriei Municipiului Călărași au sediul sau își desfașoară activitatea în afara SEE. Efectuăm transferuri de date în afara SEE numai dacă sunt oferite suficiente garanții privind securitatea datelor. În situația în care în urma analizării riscurilor considerăm că prelucrarea este afectată de riscuri mari, vom informa persoana vizată și dacă este cazul, ANSPDCP privind găsirea unei soluții.

6. Perioada de păstrare a datelor cu caracter personal

Vom stoca datele cu caracter personal pentru prestarea serviciilor specifice administrației publice locale și a serviciilor conexe acestora, conform obiectului de activitate, pentru a păstra legătura cu persoanele vizate și pentru a ne conforma obligațiilor legale aplicabile.

Vom stoca datele cu caracter personal doar pe perioada de timp necesară pentru atingerea scopurilor de prelucrare, cu respectarea în același timp a cerințelor legale în vigoare și a interesului de protejare a drepturilor persoanelor vizate.

Primăria Municipiului Călărași va stabili dacă are un interes legitim sau o obligație legală de a prelucra în continuare datele dumneavoastră cu caracter personal și în alte scopuri, veți fi informați în mod corespunzător și rezonabil în acest sens.

Nu păstrăm datele dumneavoastră personale mai mult decât este necesar, astfel că le pastrăm numai o perioada suficient de lungă pentru a îndeplini scopul în care le-am colectat. De îndată ce nu mai avem nevoie de ele, inițiem acțiuni de distrugere a acestora, cu excepția cazului în care legislația ne impune să le păstrăm o perioadă mai lungă de timp.

Odată ce Primăria Municipiului Călărași nu mai are motive legale sau legitime de a prelucra datele cu caracter personal, se vor aplica măsuri care vizează ștergerea, anonimizarea, arhivarea, distrugerea în conformitate cu procedurile legale aplicabile și cerințele de protejare a intereselor persoanelor vizate.

7. Drepturile persoanei vizate

Pentru exercitarea acestor drepturi și pentru orice informare privind sistemul de management al securității datelor cu caracter personal, vă încurajăm să ne adresați o solicitare în scris, datată și semnată sau în format electronic la urmatoarea adresă: Primăria Municipiului Călărași, Str. București, Nr. 140 A, Cod 910058, Tel: 0242 311005, Fax: 0242 318574, pentru a vă informa privind măsurile de securitate implementate.

Vă este recunoscut dreptul de a vă adresa Autorității Naționale pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal sau justiției pentru apărarea oricăror drepturi garantate de legislația privind protecția datelor cu caracter personal care v-au fost încălcate.

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, la adresa B-dul G-ral. Gheorghe Magheru, nr. 28-30, sector 1, București, România sau prin e-mail la anspdcp@dataprotection.ro.

8. Ce măsuri de securitate utilizează Primăria Municipiului Călărași pentru protejarea datelor dumneavoastră personale?

Ne angajăm să protejăm datele cu caracter personal ale persoanelor vizate de îndată ce suntem în posesia lor. Am implementat măsuri de securitate organizatorice și tehnice. În ciuda eforturilor noastre, în cazul în care vom identifica o breșă de securitate care vă afectează, vă vom informa și vom iniția măsuri de corecție adecvate.

Pentru protejarea datelor cu caracter personal ale persoanelor vizate, Primăria Municipiului Călărași  utilizează tehnologii de criptare și pseudonimizare. Chiar dacă utilizăm aceste tehnologii și alte măsuri de securitate pentru a proteja informațiile confidențiale și a oferi securitatea corespunzătoare, nu garantăm securitate 100%.

Primăria Municipiului Călărași  utilizează procedurile de securitate și garanțiile pe care le consideră adecvate pentru protejarea datelor personale ale partenerilor noștri sau ale altor persoane care le furnizează instituței. Cerințele de securitate sunt solicitate tuturor împuterniciților și furnizorilor noștri. Scopul nostru este de a asigura confidențialitatea, integritatea și disponibilitatea datelor cu caracter personal ale persoanelor vizate aflate sub controlul Primăriei Municipiului Călărași.

Sistemul de management al securității informației al Primăriei Municipiului Călărași  este certificat de organismul de certificare CERTIND (www.certind.ro) în raport cu cerințele standardului SR ISO/IEC 27001:2018/ ISO/IEC 27001:2017,  Certificat nr. 42160/352-40-SI.

9. Ce se întamplă în cazul în care modificăm prezenta politică privind protecția datelor personale?

S-ar putea să fie nevoie să modificăm aceasta politică. Actualizările vor fi publicate pe site-ul www.primariacalarasi.ro sau pot fi consultate la sediul primăriei. Dacă modificările sunt substanțiale, vom anunța actualizarea prin canalele noastre de comunicare obișnuite pentru astfel de anunțuri.

Pentru a vă ușura efortul de examinare, vom publica versiunea și data de intrare în vigoare în partea inferioară a documentului referitor la politica privind securitatea datelor cu caracter personal.

Cum puteți contacta Primăria Municipiului Călărași

Dacă doriți să corectați datele dumneavoastră personale, să modificați modul în care colaborăm și prelucrăm aceste date sau dacă doriți să adresați întrebări despre politicile noastre aplicabile securității prelucrării datelor personale ale dumneavoastră, vă rugăm să ne contactați la datele de contact de mai jos:

• Adresa: Călărași, Str. Bucuresti, Nr. 140 A, 910058;
• Telefon: 0242 311005
• Fax: 0242 318574

 Unitatea Administrativ-Teritorială (UAT) Călărași, cu sediul în municipiul Călărași, str. Bucuresti, nr. 140A, telefon: 0242/311005, fax:0242/318574, e-mail: office@primariacalarasi.ro, CUI 4445370, prin reprezentant legal – Primar Dulce Marius-Grigore și Responsabil cu protecția datelor (DPO) – Ungureanu Simona Cătălina, telefon 0242 311005/110, e-mail: dpo@primariacalarasi.ro, prin prezenta, vă face cunoscute următoarele informații legate de prelucrarea datelor cu caracter personal:

SCOPUL PRELUCRĂRII DATELOR

U.A.T. Calarasi, în calitate de operator, prin direcțiile, serviciile și compartimentele sale, prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal în scopul îndeplinirii unor sarcini care servesc interesului public și/sau care rezultă din exercitarea autorității publice, având temei juridic principal OUG  nr. 57/2019, privind Codul administrativ.

DESTINATARII SAU CATEGORIILE DE DESTINATARI AI DATELOR

Datele personale pot fi dezvăluite către: persoana vizată, reprezentanții legali ai persoanei vizate, partenerii contractuali ai operatorului, autorități publice centrale/locale, societăți bancare, societăți comerciale sau alte instituții, organizații cu care se cooperează în vederea îndeplinirii atribuțiilor sale legale.

TRANSFERUL DATELOR CĂTRE UN DESTINATAR DINTR-O ȚARĂ TERȚĂ SAU ORGANIZAȚIE INTERNAȚIONALĂ

U.A.T. Călărași poate să transfere datele dumneavoastră cu caracter personal către un destinatar dintr-o țară terță sau organizație internațională, în scopul îndeplinirii obligațiilor prevăzute de lege.

PERIOADA DE STOCARE A DATELOR

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate pentru perioada necesară îndeplinirii obligațiilor legale și/sau contractuale, după care vor fi arhivate potrivit legislației aplicabile.

DREPTURILE PERSOANEI VIZATE

Conform GDPR, beneficiați de următoarele drepturi: dreptul de acces, dreptul la rectificare, dreptul la ștergerea datelor, dreptul la restricționarea prelucrării, dreptul la portabilitatea datelor și dreptul la opoziție.

Drepturile menționate le puteți exercita printr-o solicitare adresată responsabilului cu protecția datelor (DPO).

DREPTUL DE A DEPUNE PLÂNGERE

Toate drepturile dumneavoastră privind prelucrarea datelor cu caracter personal le puteți exercita printr-o plângere scrisă, datată, semnată și transmisă către Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal:

• Sediu: Bld. G-ral Gheorghe Magheru, nr. 28-30, București, CP 010336
• e-mail la anspdcp@dataprotection.ro
• telefon/fax:　+40 318 059211/ +40.318 059602

LEGALITATEA PRELUCRĂRII

Furnizarea datelor cu caracter personal este necesară pentru îndeplinirea unor obligații legale și/sau contractuale, în caz contrar, refuzul dumneavoastră determină imposibilitatea acordării serviciului solicitat!

EXISTENȚA UNUI PROCES DECIZIONAL AUTOMATIZAT INCLUZÂND CREAREA DE PROFILURI

U.A.T. Călărași, poate lua decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care produc efecte juridice, în scopul îndeplinirii unor sarcini care servesc interesului public și/sau interesului persoanei vizate.

Nu în ultimul rând, ne angajăm să aplicăm toate măsurile tehnice și organizatorice pentru asigurarea securității datelor dumneavoastră personale, a protejării lor împotriva distrugerii, a modificării, a dezvăluirii ori a accesului neautorizat.

Unitatea Administrativ Teritorială Călărași, în calitate de operator, având sediul în municipiul Călărași, str. Bucuresti, nr. 140A, telefon: 0242/311005, fax: 0243/318574, e-mail: office@primariacalarasi.ro, CUI 4445370, prin reprezentant legal – Primar Dulce Marius – Grigore și Responsabil cu protecția datelor (DPO) – Ungureanu Simona – Cătălina, e-mail: dpo@primariacalarasi.ro, prin prezenta, vă face cunoscute următoarele informații legate de prelucrarea datelor cu caracter personal, prin mijloace de supraveghere video:

SCOPUL PRELUCRĂRII DATELOR

U.A.T. Călărași, în calitate de operator, prin Direcția Poliția Locală prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal prin mijloace de supraveghere audio/video la sediul Poliției Locale din mun. Călărași, str. Sloboziei nr. 9-11, având ca scop:

1. asigurarea pazei și protecției persoanelor, a securității obiectivului, a bunurilor și a valorilor aparținând operatorului;
   2. prevenirea și combaterea săvârșirii infracțiunilor în perimetrul supravegheat.

Temeiul legal al prelucrării, îl constituie: Legea nr.333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor şi protecţia persoanelor, Legea nr. 135/2010 privind Codul de procedură penală, Legea nr. 286/2009 privind Codul Penal, Legea nr. 155/2010 legea poliţiei locale și Hotărârea nr. 1332/2010 privind aprobarea Regulamentului – cadru de organizare şi funcţionare a poliţiei locale.

DESTINATARII SAU CATEGORIILE DE DESTINATARI AI DATELOR

Datele cu caracter personal pot fi dezvăluite doar către instituțiile cu atribuții în domeniul apărării, ordinii publice și siguranței naționale sau către instanțele de judecată.

TRANSFERUL DATELOR CĂTRE UN DESTINATAR DINTR-O ȚARĂ TERȚĂ SAU ORGANIZAȚIE INTERNAȚIONALĂ

Operatorul, prin Direcția Poliția Locală nu intenționează să transfere datele dumneavoastră cu caracter personal către un destinatar dintr-o țară terță sau organizație internațională.
 

PERIOADA DE STOCARE A DATELOR

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate pentru perioada de maxim 30 de zile. Această durată poate fi prelungită, numai pentru îndeplinirea unor obligații legale (la solicitarea organelor de cercetare penală sau la solicitarea instanțelor de judecată).
 

DREPTURILE PERSOANEI VIZATE

Conform GDPR, beneficiați de următoarele drepturi: dreptul de acces, dreptul la rectificare, dreptul la ștergerea datelor, dreptul la restricționarea prelucrării, dreptul la portabilitatea datelor și dreptul la opoziție.

Drepturile menționate le puteți exercita printr-o cerere adresată Responsabilului cu protecția datelor (DPO).
 

DREPTUL DE A DEPUNE PLÂNGERE

Toate drepturile dumneavoastră privind prelucrarea datelor cu caracter personal le puteți exercita printr-o plângere scrisă, datată, semnată și transmisă către Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (A.N.S.P.D.C.P.):

Sediu: Bld. G-ral Gheorghe Magheru, nr. 28-30, București, CP 010336
e-mail la anspdcp@dataprotection.ro
telefon/fax:　+40.318.059.211/ +40.318.059.602
 

LEGALITATEA PRELUCRĂRII

1. Prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale ce îi revine operatorului.
2. Accesul în perimetrul supravegheat video, constituie consimțământul dumneavoastră liber exprimat, consimțământ dat în cunoștință de cauză.

EXISTENȚA UNUI PROCES DECIZIONAL AUTOMATIZAT INCLUZÂND CREAREA DE PROFILURI

Operatorul U.A.T. Călărași, prin Direcția Poliția Locală ia decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care pot produce efecte juridice, în scopul îndeplinirii unor sarcini care servesc operatorului sau interesului persoanelor vizate.

DIRECȚIA POLIȚIA LOCALĂ se angajează să aplice toate măsurile tehnice și organizatorice pentru asigurarea securității datelor dumneavoastră personale, a protejării lor împotriva distrugerii, a modificării, a dezvăluirii ori a accesului neautorizat!

Data intrării în vigoare: 22.12.2022

1. Scopul prelucrării. Domeniul de aplicare.
Unitatea Administrativ Teritorială Municipiul Calarasi, în calitate de operator, având sediul în municipiul Calarasi, str. Bucuresti, nr. 140A, telefon: 0242/311005, fax:0243/318574, e-mail: office@primariacalarasi.ro, CUI 4445370, prin reprezentant legal – Primar Marius-Grigore DULCE și Responsabil cu protecția datelor (DPO) – Fulga Flavius-Alexandru, telefon 0242311005 /104, e-mail: dpo@primariacalarasi.ro, prin prezenta, vă face cunoscute următoarele informații legate de prelucrarea datelor cu caracter personal, prin mijloace de supraveghere video:

Prezenta politică are rolul de a vă informa cu privire la:
– regulile care reglementează implementarea şi utilizarea sistemului de supraveghere video-audio;
– responsabilităţile privind administrarea şi exploatarea sistemului de supraveghere prin mijloace video-audio;
– descrierea sistemului de supraveghere şi măsurile de securitate luate pentru a proteja datele cu caracter personal, viaţa privata şi alte drepturi fundamentale precum şi interese legitime ale persoanelor ale caror date sunt colectate.

Primaria Municipiului Calarasi prelucrează date cu caracter personal, respectiv imaginea, prin intermediul sistemului de supraveghere video (și audio în unele dintre locații) în scopul asigurării securității spațiilor și bunurilor, datelor cu caracter personal și informațiilor instituției, precum și al siguranței persoanelor aflate în sediile instituției.

Sistemul de supraveghere video-audio nu este utilizat pentru verificarea prezenţei la program sau evaluarea performanţei la locul de muncă și nu este monitorizat în timp real.

Acest sistemul vine în completarea sistemelor de detecție și alarmare la tentativa de efracție, de control acces, de detecție, semnalizare și alarmare la incendiu, formând astfel un sistem integrat pentru securitatea fizică. Astfel, sistemul de supraveghere video-audio funcționează în relație de colaborare cu celelalte sisteme enumerate mai sus, asigurând elementul de monitorizare în timp real și posibilitatea de vizualizare post-eveniment precum și înregistrare, afișarea și transmisia video-audio către diverse persoane desemnate ca utilizatori ai sistemului de supraveghere.

Sistemul de supraveghere video-audio al Primariei Municipiului Calarasi nu are ca scop captarea (de exemplu, prin focalizare sau orientare selectivă) sau prelucrarea imaginilor (de exemplu, indexare, creare de profiluri) care dezvăluie „categorii speciale de date”.

Supravegherea audio/video este efectuată în următoarele scopuri:
a) prevenirea şi combaterea săvârşirii infracţiunilor;
b) asigurarea securităţii persoanelor şi a bunurilor;
c) asigurarea securității angajaților proprii, a pazei şi protecţiei bunurilor, imobilelor şi a echipamentelor de utilitate publică etc;
d) obţinerea unor mijloace de probă în cazul unor incidente, cu respectarea condiţiilor şi a restricţiilor impuse de lege;
f) apărarea unor interese publice justificate ale instituției, ex. apărarea imaginii instituției;

Întrucât prelucrarea datelor cu caracter personal (imaginea) prin intermediul mijloacelor de supraveghere video (și audio în anumite locații ale instituției) are un caracter obligatoriu, refuzul persoanei de a fi înregistrată determină anularea accesului acesteia în sediul Primariei Municipiului Calarasi.

Aceasta politică stabileşte:
1. un set unitar de reguli care reglementează implementarea, administrarea şi utilizarea sistemului de supraveghere video-audio, obligaţiile ce revin institutiei, în calitate de operator de date cu caracter personal, conform legislației din domeniul protectiei datelor şi măsurile de securitate adoptate pentru protecţia datelor cu caracter personal, protejarea vieţii private, a intereselor legitime şi garantarea drepturilor fundamentale ale persoanelor vizate.
2. responsabilităţile privind administrarea şi exploatarea sistemului de supraveghere prin mijloace video-audio.

2. Cerințe de reglementare
Prelucrarea datelor cu caracter personal prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video-audio, instalarea și utilizarea sub aspect tehnic a echipamentelor și elementelor componente ale sistemului de supraveghere se realizează cu respectarea prevederile legale în domeniu dintre care enumeram:
2.1. Regulament UE nr. 679/2016 privind protecția persoanelor în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Politica general privind protecția datelor – RGPD/ GDPR);
2.2. Legea nr. 333/ 2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor, republicată, cu modificările și completările ulterioare,
2.3. Hotărârea nr. 301 din 11 aprilie 2012 pentru aprobarea Normelor Metodologice a Legii nr. 333/ 2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor;
2.4. Regulamentul (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001 și a Deciziei nr. 1247/2002/CE.

3. Aplicarea politicii
Politica se aplică, corespunzător atributiilor, de către:
3.1. personalul desemnat cu administrarea şi mentenanţa sistemului de supraveghere video-audio;
3.2. conducerea instituţiei.

Pentru a spori gradul de protecție a vieții private, Primaria Municipiului Calarasi a prevăzut următoarele măsuri:
– limitarea numărului de camere video și sisteme de inregistrare audio, a timpului de stocare a materialului inregistrat, în conformitate cu cerințele de securitate și legislatia in vigoare
– gestionarea strictă a drepturilor operatorilor în ceea ce privește accesul la sistemul de supraveghere și la transmiterea datelor personale către terți.

4. Zonele monitorizate
Amplasarea camerelor de supraveghere și sisteme de inregistrare audio a fost realizată la nivelul instituţiei în conformitate cu legislația în vigoare.
Nu sunt monitorizate zonele în care există un nivel ridicat al așteptărilor privind viața privată (toalete și alte locații similare).

Se supraveghează prin mijloace video:
– zonele de acces şi spaţiile destinate angajatilor și vizitatorilor în care exista risc ridicat de apariție a unor incidente de securitate sau daca în zona respectivă au fost semnalate incidente de securitate;
– zonele cu acces restricţionat (ex. casierie, );
– împrejurimile clădirilor pentru a proteja spaţiile exterioare;
– locurile de păstrare, depozitare şi manipulare a datelor personale și a informațiilor confidențiale, precum şi locurile unde se desfăşoară activităţi care au un asemenea caracter;
– spațiile comune, holurile, birourile instituției;
– se supraveghează prin mijloace video zonele cu acces restricționat/interzis (camerele tehnice/ ale serverelor, spațiile de arhivare etc.).
– se supraveghează prin mijloace audio zonele in care s-au produs incidente sau zonele in care exista risc ridicat de producere a acestora.

Amplasarea dispozitivelor de înregistrare a fost atent analizată pentru a asigura limitarea pe cât posibil a monitorizării zonelor care nu prezintă interes pentru scopul urmărit.
Dispozitivele de înregistrare se amplasează într-un spaţiu securizat.

5. Informare, transparență
Primaria Municipiului Calarasi furnizează persoanelor care intră în zonele supravegheate informaţiile prevăzute de art. 13 din Reg. UE 679/2016. Informaţiile sunt aduse la cunoştinţa persoanelor vizate în mod clar şi permanent, prin intermediul afişelor ″ZONA SUPRAVEGHEATA VIDEO-AUDIO″ sau ″ZONA SUPRAVEGHEATA VIDEO″ postat în locurile monitorizate, poziţionat la o distanţă rezonabilă de locul unde sunt amplasate echipamentele de supraveghere, astfel încât să poată fi văzute de orice persoană.

Primaria Municipiului Calarasi utilizează pentru informare o abordare pe mai multe niveluri care cuprinde următoarele elemente:
• un afiș de informare privind utilizarea sistemului de monitorizare la fiecare dintre intrările clădirilor,
• pictograme la fața locului amplasate în clădiri pentru a atrage atenția publicului cu privire la faptul că au loc activități de monitorizare și a-l informa despre modul în care poate obține informații suplimentare și
• politica detaliata privind utilizarea sistemelor video poate fi consultată website-ul institutiei

6. Protejarea vieții private și securitatea informațiilor
Pentru a asigura securitatea datelor cu caracter personal colectate sunt menținute următoarele măsuri tehnice și organizatorice:
– limitarea timpului de stocare a materialului înregistrat, în conformitate cu cerințele de securitate;
– mediile de stocare (înregistratoare video, audio digitale) se află în spații securizate, protejate de măsuri de securitate fizică;
– toți utilizatorii cu drept de acces au semnat o declarație prin care se obligă să respecte prevederile interne si cele legale în domeniul prelucrării datelor cu caracter personal;
– dreptul de acces se acordă utilizatorilor doar pentru acele resurse care sunt strict necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu;
– persoana care are dreptul de a acorda, modifica sau anula dreptul de acces al utilizatorilor, conform procedurii de acces la bazele de date, este administratorul de sistem;
– la nivelul operatorului se ține în permanență o listă actualizată a tuturor persoanelor (daca acestea exista) care au drept de acces la sistemul de supraveghere video, cu specificarea tipului de acces;
– responsabilul cu protecția datelor personale va fi consultat înainte de instalarea oricărui nou sistem video.

7. Accesul la datele cu caracter personal colectate prin intermediul sistemului de supraveghere video-audio
Accesul la înregistrarile video sau audio înregistrate și transmise în direct este limitat la un număr redus de persoane care pot fi identificate în mod clar, fiind bazat pe necesitatea de a cunoaște.

Conducerea Primariei Municipiului Calarasi a stabilit scopul și limitele drepturilor de acces. În special, limite în privința persoanelor care au dreptul să vizioneze materialul înregistrat în timp real, să vizioneze înregistrarea materialelor, să copieze, să descarce, să șteargă sau să modifice orice material înregistrat.

Primaria Municipiului Calarasi impune limite în privinţa persoanelor care au dreptul:
– să vizioneze materialele înregistrate în timp real, dacă este cazul – imaginile care se derulează în timp real sunt accesibile numai personalul desemnat;
– să vizioneze înregistrarea materialelor înregistrate: vizionarea materialelor înregistrate se va face în cazuri justificate, cum ar fi cazurile prevăzute expres de lege şi în cazul incidentelor de securitate, de către personalul desemnat;
– să copieze, să descarce, să şteargă sau să modifice orice material înregistrat: copierea, descărcarea, ştergerea sau modificarea oricărui material înregistrat se va face de către personalul desemnat cu administrarea sistemelor de supraveghere, cu aprobarea conducerii instituției.

Pentru orice încălcare a securităţii în ceea ce priveşte sistemul de supraveghere,conducerea instituției va fi informată în legătură cu acest lucru, fără întârzieri nejustificate, în termen de cel mult 24 ore lucrătoare.
De asemenea Responsabilul cu securitatea datelor este informat în legătură cu acest lucru cât mai repede posibil.

8. Descrierea şi specificaţiile tehnice ale sistemului
În mod convenţional sistemul de supraveghere este un sistem static. Sistemul poate înregistra orice activitate detectată de camerele/ sistemele audio instalate în zona supravegheată, data şi ora.
Toate camerele sunt funcţionale 24 de ore, 7 zile pe săptămână.

Atunci când este necesar, calitatea imaginilor permite recunoaşterea celor care trec prin zona de acţiune a camerelor. Pentru o mai mare siguranţă a prelucrării datelor care pot fi obţinute în urma supravegherii video, camerele sunt fixe (fără funcţie de zoom), astfel utilizatorul nu poate modifica perimetrul/scopul supravegherii. Personalul care asigură paza nu are dreptul de vizualizare, operare a sistemului sau de a consulta înregistrările sistemului.

9. Beneficiile sistemului de supraveghere:
– creşterea controlului în perimetrul supravegheat, a spațiilor comune, a intrărilor şi ieşirilor;
– eliminarea pierderilor cauzate de evenimente neprevăzute și incidente;
– respectarea reglementărilor şi legislaţiei în vigoare referitoare la securitate fizică.
– protejarea securității personalului, vizitatorilor și a bunurilor.

10. Instalarea, administrarea, exploatarea sistemului
Conducerea institutiei și responsabilul cu securitatea datelor vor fi consultati înainte de achiziţionarea sau instalarea oricărui nou sistem video de protecţie sau în cazul modificărilor acestuia.

Echipamentele sunt astfel instalate încât să se afle sub supraveghere doar acele spaţii identificate în ca având nevoie de protecţie suplimentară din punct de vedere al securitatii si protejarii personalului a bunurilor si a contribuabililor. Utilizatorii sistemului sunt instruiţi să nu monitorizeze altfel de zone.

O revizuire periodică va fi întreprinsă anual de către structurile responsabile cu asigurarea securităţii şi va reanaliza:
– necesitatea menţinerii în uz a sistemului;
– îndeplinirea scopului declarant;
– îmbunătățirea sistemului.

11. Dezvăluirea datelor cu caracter personal colectate prin intermediul sistemului de supraveghere

Informațiile înregistrate prin sistemele de supraveghere sunt destinate utilizării de către Primaria Municipiului Calarasi în scopul asigurării securității spațiilor și bunurilor instituției, precum și al siguranței persoanelor aflate în sediile instituției și sunt puse la dispoziția organelor judiciare și a altor instituții abilitate de lege să solicite aceste informații, la cererea expresă și documentată acestora.

Primaria Municipiului Calarasi are obligaţia punerii la dispoziţia organelor judiciare și a altor instituții ale statului, la solicitarea scrisă a acestora, înregistrările în care este surprinsă săvârşirea unor fapte de natură penală, dar numai după ce s-a obţinut aprobare din partea conducerii instituției.

În cazuri excepţionale, dar cu respectarea garanţiilor descrise în aceasta politică, se poate acorda acces comisiei de cercetare disciplinară, în cadrul unei cercetări disciplinare, cu condiţia ca informaţiile să ajute la investigarea unei infracţiuni sau a unei abateri disciplinare.

Sistemul poate constitui mijloc de investigare sau de obţinere a unor informaţii pentru anchetele interne sau procedurile disciplinare, inclusiv în cazul situaţiilor în care se produce un incident de securitate fizică sau se observă un comportament infracţional (în circumstanţe excepţionale imaginile pot fi transferate organelor de cercetare în cadrul unei investigaţii disciplinare sau penale).

Orice activitate de transfer și dezvăluire a datelor personale către terți va fi documentată și supusă unei evaluări riguroase privind necesitatea comunicării și compatibilitatea dintre scopul în care se face comunicarea și scopul în care aceste date au fost colectate inițial pentru prelucrare (de securitate) şi se va face cu aprobarea conducerii instituției.

12. Durata de stocare a datelor
Durata de stocare a datelor obținute prin intermediul sistemului de supraveghere este proporțională cu scopul pentru care se prelucrează datele, astfel că înregistrările sunt stocate pentru o perioadă care nu depășește 30 de zile, cu excepția situațiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate.

La expirarea perioadei de stocare datele se șterg prin procedură automată de suprascriere în ordinea în care au fost înregistrate.

În cazul producerii unui incident de securitate, precum și în cazuri temeinic justificate, durata de păstrare a înregistrărilor relevante poate depăși limitele normale în funcție de timpul necesar investigării suplimentare a incidentului de securitate.

Păstrarea este documentată riguros, iar necesitatea păstrării este revizuită periodic, şi se va face cu aprobarea conducerii instituției.

13. Sistemul de management al securității datelor cu caracter personal
Pentru a proteja securitatea sistemului, inclusiv a datelor cu caracter personal, au fost introduse următoarele măsuri tehnice și organizatorice:
• Spații securizate, protejate de măsuri de securitate fizică, găzduiesc echipamentele care stochează înregistrările; sisteme firewall de rețea protejează perimetrul logic al infrastructurii IT, iar principalele sisteme informatice care conțin datele beneficiază de o securitate sporită.
• Printre măsurile administrative se numără obligația de a verifica în mod individual, din rațiuni de securitate, pe fiecare membru al personalului care are acces la sistem (inclusiv persoanele care întrețin echipamentele și sistemele). .
• Drepturile de acces ale utilizatorilor se acordă doar pentru acele resurse care sunt strict necesare pentru îndeplinirea obligațiilor acestora.
• Numai administratorul de sistem poate acorda, modifica sau anula drepturile de acces ale oricărei persoane autorizate. Orice acordare, modificare sau anulare a drepturilor de acces se efectuează pe baza unor criterii stricte.

14. Revizuiri periodice ale politicii
O dată la trei ani, sau atunci când se modifică contextul, instituția va efectua o revizuire privind respectarea și evaluarea măsurilor de securitate. Pe parcursul revizuirilor periodice, instituția va reevalua dacă:
• sistemul continuă să îndeplinească obiectivul declarat,
• sunt disponibile alternative adecvate
• sistemul și procedurile de operare respectă în continuare Regulamentul UE 679/2016 și reglementările complementare.

15. Drepturile persoanei vizate
Primaria Municipiului Calarasi asigură respectarea drepturilor ce revin persoanelor vizate, conform Reg. UE nr. 679/ 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE.

Toate persoanele implicate în activitatea de supraveghere video-audio și cele responsabile de administrarea înregistrărilor respectă măsurile de securitate stabilite.
Informarea persoanelor vizate se realizează în mod clar și permanent prin intermediul unui semn adecvat, o pictogramă reprezentativă, cu vizibilitate suficientă și localizată în zona supravegheată, astfel încât să semnaleze existența camerelor de supraveghere.

Responsabilul cu securitatea informațiilor va asigura actualizarea informărilor corespunzător realităților existente în cadrul activităților desfășurate de instituție.

În conformitate cu dispoziţiile Reg. UE nr. 679/2016 persoana vizată are următoarele drepturi:
– dreptul de acces,
– dreptul la rectificare,
– dreptul la ștergerea datelor (″dreptul de a fi uitat″),
– dreptul la restricționarea prelucrării,
– dreptul la portabilitatea datelor,
– dreptul la opoziție,
– dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri.

Potrivit Reg. UE 6709/ 2016, persoana vizată are dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sediul acesteia din B-dul G-ral Gheorghe Magheru, nr. 28-30, sector 1, București, cod poștal 0103336 sau de a se adresa justiției.

Pe întreaga perioadă de stocare a datelor cu caracter personal, persoanele vizate au dreptul de acces la datele personale care le privesc deţinute de Primaria Municipiului Calarasi de a solicita intervenţia sau de a se opune prelucărilor, conform legii. Orice cerere de a accesa, rectifica, bloca şi/sau şterge date cu caracter personal ca urmare a utilizării sistemului de monitorizare trebuie să fie adresată conducerii instituției si persoanei responsabile.
În cazul în care persoana vizată are alte întrebări privind prelucrarea de către instituție a datelor personale care o privesc, se poate adresa conducerii instituției.

Răspunsul la solicitarea de acces, intervenţie sau opoziţie se dă în termen de 30 zile calendaristice. Această perioadă poate fi prelungită cu două luni atunci când este necesar, ținându-se seama de complexitatea și numărul cererilor.

Persoana vizată va fi informată cu privire la orice astfel de prelungire, în termen de 30 de zile de la primirea cererii, prezentându-i-se și motivele întârzierii.

În cazul în care persoana vizată introduce o cerere în format electronic, informațiile sunt furnizate în format electronic acolo unde este posibil, după exista posibilitatea identificării exacte a persoanei, cu excepția cazului în care persoana vizată solicită un alt format.

Solicitantul poate preciza în cerere dacă doreşte ca informaţiile să îi fie comunicate la o anumită adresă, care poate fi şi de poştă electronică, sau printr-un serviciu de corespondentă care să asigure că predarea i se va face numai personal și există posibilitatea identificării exacte a persoanei.

În cazul în care cererea se depune prin reprezentant, trebuie comunicate datele de identitate ale acestuia, precum şi împuternicirea dată în acest sens.

În cazul în care cererile din partea unei persoane vizate sunt în mod vădit nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului lor repetitiv, instituția poate:
– fie să perceapă o taxă rezonabilă ținând cont de costurile administrative pentru furnizarea informațiilor sau a comunicării sau pentru luarea măsurilor solicitate;
– fie să refuze să dea curs cererii.

În cazul în care are îndoieli întemeiate cu privire la identitatea persoanei fizice care înaintează cererea având ca obiect exercitarea unuia din drepturile menționate, reprezentanții instituției pot solicita furnizarea de informații suplimentare necesare pentru a confirma identitatea persoanei vizate.

Dacă există o solicitare expresă din partea persoanei vizate, dupa identificare se poate acorda dreptul de a acces la datele personale care o privesc. Imaginile furnizate vor fi clare, în măsura posibilităţii, cu condiţia de a nu prejudicia drepturile terţilor (persoana vizată va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile altor persoanelor care pot apărea în înregistrare vor fi editate, astfel încât să nu fie posibilă recunoaşterea/ identificarea lor).

În cazul unei asemenea solicitări, persoana vizată este obligată să se identifice dincolo de orice suspiciune (să prezinte actul de identitate când participă la vizionare), să menţioneze data, ora, locaţia şi împrejurările în care a fost înregistrată de sistemul de supraveghere.

De asemenea, persoana vizată va prezenta şi o fotografie recentă, astfel încât utilizatorii desemnaţi să o poată identifica mai usor în imaginile filmate. Persoana va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile persoanelor care pot apărea în înregistrare vor fi editate astfel încât să nu fi e posibilă recunoaşterea/ identificarea lor.

Există posibilitatea refuzării dreptului de acces în situaţia în care se aplică excepţiile prevăzute de lege. Necesitatea de a restricţiona accesul se poate impune şi în cazul în care există obligaţia de a proteja drepturile şi libertăţile unor terţe persoane, de exemplu dacă în înregistrări apar şi alte persoane şi nu există posibilitatea de a obţine consimţământul lor sau nu se pot extrage, prin editarea imaginilor, datele personale nerelevante.

Pentru exercitarea drepturilor menționate mai sus sau pentru alte solicitari şi clarificări, persoana vizată trebuie să transmită a cerere întocmită în formă scrisă, datată și semnată, la adresa:

Primaria Municipiului Calarasi
Adresa: Str. Bucuresti nr. 140 A
sau poate depune cererea personal la registratura din Institutiei la adresa mai sus mentionata.

Data intrării în vigoare: 25.09.2025

1. Scopul prelucrării. Domeniul de aplicare

Unitatea Administrativ Teritorială Municipiul Călărași, în calitate de operator, având sediul în municipiul Călărași, str. București, nr. 140A, telefon: 0242 311005, fax:0242 318574, e-mail: office@primariacalarasi.ro, CUI 4445370, prin reprezentant legal – Primar Dulce Marius-Grigore și Responsabil cu protecția datelor (DPO) – Ungureanu Simona Cătălina, telefon 0242 311005/110,   e-mail: dpo@primariacalarasi.ro, prin prezenta, vă face cunoscute următoarele informații legate de prelucrarea datelor cu caracter personal, prin mijloace de supraveghere video:

Prezenta politică are rolul de a vă informa cu privire la:

– regulile care reglementează implementarea şi utilizarea sistemului de supraveghere video-audio;

– responsabilităţile privind administrarea şi exploatarea sistemului de supraveghere prin mijloace video-audio;

– descrierea sistemului de supraveghere şi măsurile de securitate luate pentru a proteja datele cu caracter personal, viaţa privată şi alte drepturi fundamentale precum şi interese legitime ale persoanelor ale căror date sunt colectate.

Primăria Municipiului Călărași prelucrează date cu caracter personal, respectiv imaginea, prin intermediul sistemului de supraveghere video (și audio în unele dintre locații) în scopul asigurării securității spațiilor și bunurilor, datelor cu caracter personal și informațiilor instituției, precum și al siguranței persoanelor aflate în sediile instituției.

Sistemul de supraveghere video-audio nu este utilizat pentru verificarea prezenţei la program sau evaluarea performanţei la locul de muncă și nu este monitorizat în timp real.

Acest sistem vine în completarea sistemelor de detecție și alarmare la tentativa de efracție, de control acces, de detecție, semnalizare și alarmare la incendiu, formând astfel un sistem integrat pentru securitatea fizică. Astfel, sistemul de supraveghere video-audio funcționează în relație de colaborare cu celelalte sisteme enumerate mai sus, asigurând elementul de monitorizare în timp real și posibilitatea de vizualizare post-eveniment precum și înregistrare, afișarea și transmisia video-audio către diverse persoane desemnate ca utilizatori ai sistemului de supraveghere.

Sistemul de supraveghere video-audio al Primăriei Municipiului Călărași nu are ca scop captarea (de exemplu, prin focalizare sau orientare selectivă) sau prelucrarea imaginilor (de exemplu, indexare, creare de profiluri) care dezvăluie „categorii speciale de date”.

Supravegherea audio-video este efectuată în următoarele scopuri:

1. a) prevenirea şi combaterea săvârşirii infracţiunilor;
2. b) asigurarea securităţii persoanelor şi a bunurilor;
3. c) asigurarea securității angajaților proprii, a pazei şi protecţiei bunurilor, imobilelor şi a echipamentelor de utilitate publică etc;
4. d) obţinerea unor mijloace de probă în cazul unor incidente, cu respectarea condiţiilor şi a restricţiilor impuse de lege;
5. f) apărarea unor interese publice justificate ale instituției, ex. apărarea imaginii instituției.

Întrucât prelucrarea datelor cu caracter personal (imaginea) prin intermediul mijloacelor de supraveghere video (și audio în anumite locații ale instituției) are un caracter obligatoriu, refuzul persoanei de a fi înregistrată determină anularea accesului acesteia în sediul Primăriei Municipiului Călărași.

Aceasta politică stabileşte:

1. un set unitar de reguli care reglementează implementarea, administrarea şi utilizarea sistemului de supraveghere video-audio, obligaţiile ce revin instituției, în calitate de operator de date cu caracter personal, conform legislației din domeniul protecției datelor şi măsurile de securitate adoptate pentru protecţia datelor cu caracter personal, protejarea vieţii private, a intereselor legitime şi garantarea drepturilor fundamentale ale persoanelor vizate;
2. responsabilităţile privind administrarea şi exploatarea sistemului de supraveghere prin mijloace video-audio.

2. Cerințe de reglementare

Prelucrarea datelor cu caracter personal prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video-audio, instalarea și utilizarea sub aspect tehnic a echipamentelor și elementelor componente ale sistemului de supraveghere se realizează cu respectarea prevederilor legale în domeniu dintre care enumerăm:

2.1. Regulament UE nr. 679/2016 privind protecția persoanelor în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Politica generală privind protecția datelor – RGPD/GDPR);

2.2. Legea nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor, republicată, cu modificările și completările ulterioare;

2.3. Hotărârea nr. 301 din 11 aprilie 2012 pentru aprobarea Normelor Metodologice a Legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor;

2.4. Regulamentul (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001 și a Deciziei nr. 1247/2002/CE.

3. Aplicarea politicii

Politica se aplică, corespunzător atributiilor, de către:

3.1. personalul desemnat cu administrarea şi mentenanţa sistemului de supraveghere video-audio;

3.2. conducerea instituţiei.

Pentru a spori gradul de protecție a vieții private, Primaria Municipiului Calarasi a prevăzut următoarele măsuri:

– limitarea numărului de camere video și sisteme de inregistrare audio, a timpului de stocare a materialului înregistrat, în conformitate cu cerințele de securitate și legislația în vigoare;

– gestionarea strictă a drepturilor operatorilor în ceea ce privește accesul la sistemul de supraveghere și la transmiterea datelor personale către terți.

4. Zonele monitorizate

Amplasarea camerelor de supraveghere și sisteme de înregistrare audio a fost realizată la nivelul instituţiei în conformitate cu legislația în vigoare.

Nu sunt monitorizate zonele în care există un nivel ridicat al așteptărilor privind viața privată (toalete și alte locații similare).

Se supraveghează prin mijloace video:

– zonele de acces şi spaţiile destinate angajatilor și vizitatorilor în care există risc ridicat de apariție a unor incidente de securitate sau dacă în zona respectivă au fost semnalate incidente de securitate;

– zonele cu acces restricţionat (ex. casierie, <circuitul banilor>);

– împrejurimile clădirilor pentru a proteja spaţiile exterioare;

– locurile de păstrare, depozitare şi manipulare a datelor personale și a informațiilor confidențiale, precum şi locurile unde se desfăşoară activităţi care au un asemenea caracter;

– spațiile comune, holurile, birourile instituției;

– se supraveghează prin mijloace video zonele cu acces restricționat/interzis (camerele tehnice/ale serverelor, spațiile de arhivare etc.).

– se supraveghează prin mijloace audio zonele in care s-au produs incidente sau zonele in care exista risc ridicat de producere a acestora.

Amplasarea dispozitivelor de înregistrare a fost atent analizată pentru a asigura limitarea pe cât posibil a monitorizării zonelor care nu prezintă interes pentru scopul urmărit.

Dispozitivele de înregistrare se amplasează într-un spaţiu securizat.

5. Informare, transparență

Primăria Municipiului Călărași furnizează persoanelor care intră în zonele supravegheate informaţiile prevăzute de art. 13 din Reg. UE 679/2016. Informaţiile sunt aduse la cunoştinţa persoanelor vizate în mod clar şi permanent, prin intermediul afişelor ″ZONA SUPRAVEGHEATA VIDEO-AUDIO″ sau ″ZONA SUPRAVEGHEATA VIDEO″ postat în locurile monitorizate, poziţionat la o distanţă rezonabilă de locul unde sunt amplasate echipamentele de supraveghere, astfel încât să poată fi văzute de orice persoană.

Primăria Municipiului Călărași utilizează pentru informare o abordare pe mai multe niveluri care cuprinde următoarele elemente:

– un afiș de informare privind utilizarea sistemului de monitorizare la fiecare dintre intrările clădirilor;

– pictograme la fața locului amplasate în clădiri pentru a atrage atenția publicului cu privire la faptul că au loc activități de monitorizare și a-l informa despre modul în care poate obține informații suplimentare;

– politica detaliată privind utilizarea sistemelor video poate fi consultată pe website-ul institutiei.

6. Protejarea vieții private și securitatea informațiilor

Pentru a asigura securitatea datelor cu caracter personal colectate sunt menținute următoarele măsuri tehnice și organizatorice:

– limitarea timpului de stocare a materialului înregistrat, în conformitate cu cerințele de securitate;

– mediile de stocare (înregistratoare video, audio digitale) se află în spații securizate, protejate de măsuri de securitate fizică;

– toți utilizatorii cu drept de acces au semnat o declarație prin care se obligă să respecte prevederile interne și cele legale în domeniul prelucrării datelor cu caracter personal;

– dreptul de acces se acordă utilizatorilor doar pentru acele resurse care sunt strict necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu;

– persoana care are dreptul de a acorda, modifica sau anula dreptul de acces al utilizatorilor, conform procedurii de acces la bazele de date, este administratorul de sistem;

– la nivelul operatorului se ține în permanență o listă actualizată a tuturor persoanelor (dacă acestea exista) care au drept de acces la sistemul de supraveghere video, cu specificarea tipului de acces;

– responsabilul cu protecția datelor personale va fi consultat înainte de instalarea oricărui nou sistem video.

7. Accesul la datele cu caracter personal colectate prin intermediul sistemului de supraveghere video-audio

Accesul la înregistrarile video sau audio înregistrate și transmise în direct este limitat la un număr redus de persoane care pot fi identificate în mod clar, fiind bazat pe necesitatea de a cunoaște.

Conducerea Primăriei Municipiului Călărași a stabilit scopul și limitele drepturilor de acces. În special, limite în privința persoanelor care au dreptul să vizioneze materialul înregistrat în timp real, să vizioneze înregistrarea materialelor, să copieze, să descarce, să șteargă sau să modifice orice material înregistrat.

Primăria Municipiului Călărași impune limite în privinţa persoanelor care au dreptul:

– să vizioneze materialele înregistrate în timp real, dacă este cazul – imaginile care se derulează în timp real sunt accesibile numai personalul desemnat;

– să vizioneze înregistrarea materialelor înregistrate: vizionarea materialelor înregistrate se va face în cazuri justificate, cum ar fi cazurile prevăzute expres de lege şi în cazul incidentelor de securitate, de către personalul desemnat;

– să copieze, să descarce, să şteargă sau să modifice orice material înregistrat: copierea, descărcarea, ştergerea sau modificarea oricărui material înregistrat se va face de către personalul desemnat cu administrarea sistemelor de supraveghere, cu aprobarea conducerii instituției.

Pentru orice încălcare a securităţii în ceea ce priveşte sistemul de supraveghere, conducerea instituției va fi informată în legătură cu acest lucru, fără întârzieri nejustificate, în termen de cel mult 24 ore lucrătoare.

De asemenea Responsabilul cu securitatea datelor este informat în legătură cu acest lucru cât mai repede posibil.

8. Descrierea şi specificaţiile tehnice ale sistemului

În mod convenţional sistemul de supraveghere este un sistem static. Sistemul poate înregistra orice activitate detectată de camerele/sistemele audio instalate în zona

Toate camerele sunt funcţionale 24 de ore, 7 zile pe săptămână.

Atunci când este necesar, calitatea imaginilor permite recunoaşterea celor care trec prin zona de acţiune a camerelor. Pentru o mai mare siguranţă a prelucrării datelor care pot fi obţinute în urma supravegherii video, camerele sunt fixe (fără funcţie de zoom), astfel utilizatorul nu poate modifica perimetrul/scopul supravegherii. Personalul care asigură paza nu are dreptul de vizualizare, operare a sistemului sau de a consulta înregistrările sistemului.

9. Beneficiile sistemului de supraveghere:

– creşterea controlului în perimetrul supravegheat, a spațiilor comune, a intrărilor şi ieşirilor;

– eliminarea pierderilor cauzate de evenimente neprevăzute și incidente;

– respectarea reglementărilor şi legislaţiei în vigoare referitoare la securitate fizică;

– protejarea securității personalului, vizitatorilor și a bunurilor.

10. Instalarea, administrarea, exploatarea sistemului

Conducerea instituției și responsabilul cu securitatea datelor vor fi consultați înainte de achiziţionarea sau instalarea oricărui nou sistem video de protecţie sau în cazul modificărilor acestuia.

Echipamentele sunt astfel instalate încât să se afle sub supraveghere doar acele spaţii identificate ca având nevoie de protecţie suplimentară din punct de vedere al securității și protejării personalului, a bunurilor și a contribuabililor. Utilizatorii sistemului sunt instruiţi să nu monitorizeze altfel de zone.

O revizuire periodică va fi întreprinsă anual de către structurile responsabile cu asigurarea securităţii şi va reanaliza:

– necesitatea menţinerii în uz a sistemului;

– îndeplinirea scopului declarant;

– îmbunătățirea sistemului.

11. Dezvăluirea datelor cu caracter personal colectate prin intermediul sistemului de supraveghere

Informațiile înregistrate prin sistemele de supraveghere sunt destinate utilizării de către Primăria Municipiului Călărași în scopul asigurării securității spațiilor și bunurilor instituției, precum și al siguranței persoanelor aflate în sediile instituției și sunt puse la dispoziția organelor judiciare și a altor instituții abilitate de lege să solicite aceste informații, la cererea expresă și documentată acestora.

Primăria Municipiului Călărași are obligaţia punerii la dispoziţia organelor judiciare și a altor instituții ale statului, la solicitarea scrisă a acestora, înregistrările în care este surprinsă săvârşirea unor fapte de natură penală, dar numai după ce s-a obţinut aprobare din partea conducerii instituției.

În cazuri excepţionale, dar cu respectarea garanţiilor descrise în aceasta politică, se poate acorda acces comisiei de cercetare disciplinară, în cadrul unei cercetări disciplinare, cu condiţia ca informaţiile să ajute la investigarea unei infracţiuni sau a unei abateri disciplinare.

Sistemul poate constitui mijloc de investigare sau de obţinere a unor informaţii pentru anchetele interne sau procedurile disciplinare, inclusiv în cazul situaţiilor în care se produce un incident de securitate fizică sau se observă un comportament infracţional (în circumstanţe excepţionale imaginile pot fi transferate organelor de cercetare în cadrul unei investigaţii disciplinare sau penale).

Orice activitate de transfer și dezvăluire a datelor personale către terți va fi documentată și supusă unei evaluări riguroase privind necesitatea comunicării și compatibilitatea dintre scopul în care se face comunicarea și scopul în care aceste date au fost colectate inițial pentru prelucrare (de securitate) şi se va face cu aprobarea conducerii instituției.

12. Durata de stocare a datelor

Durata de stocare a datelor obținute prin intermediul sistemului de supraveghere este proporțională cu scopul pentru care se prelucrează datele, astfel că înregistrările sunt stocate pentru o perioadă care nu depășește 30 de zile, cu excepția situațiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate.

La expirarea perioadei de stocare datele se șterg prin procedură automată de suprascriere în ordinea în care au fost înregistrate.

În cazul producerii unui incident de securitate, precum și în cazuri temeinic justificate, durata de păstrare a înregistrărilor relevante poate depăși limitele normale în funcție de timpul necesar investigării suplimentare a incidentului de securitate.

Păstrarea este documentată riguros, iar necesitatea păstrării este revizuită periodic, şi se va face cu aprobarea conducerii instituției.

13. Sistemul de management al securității datelor cu caracter personal

Pentru a proteja securitatea sistemului, inclusiv a datelor cu caracter personal, au fost introduse următoarele măsuri tehnice și organizatorice:

• Spații securizate, protejate de măsuri de securitate fizică, găzduiesc echipamentele care stochează înregistrările; sisteme firewall de rețea protejează perimetrul logic al infrastructurii IT, iar principalele sisteme informatice care conțin datele beneficiază de o securitate sporită.
• Printre măsurile administrative se numără obligația de a verifica în mod individual, din rațiuni de securitate, pe fiecare membru al personalului care are acces la sistem (inclusiv persoanele care întrețin echipamentele și sistemele).
• Drepturile de acces ale utilizatorilor se acordă doar pentru acele resurse care sunt strict necesare pentru îndeplinirea obligațiilor acestora.
• Numai administratorul de sistem poate acorda, modifica sau anula drepturile de acces ale oricărei persoane autorizate. Orice acordare, modificare sau anulare a drepturilor de acces se efectuează pe baza unor criterii stricte.

14. Revizuiri periodice ale politicii

O dată la trei ani, sau atunci când se modifică contextul, instituția va efectua o revizuire privind respectarea și evaluarea măsurilor de securitate. Pe parcursul revizuirilor periodice, instituția va reevalua dacă:

– sistemul continuă să îndeplinească obiectivul declarat,

– sunt disponibile alternative adecvate;

– sistemul și procedurile de operare respectă în continuare Regulamentul UE 679/2016 și reglementările complementare.

15. Drepturile persoanei vizate

Primăria Municipiului Călărași asigură respectarea drepturilor ce revin persoanelor vizate, conform Reg. UE nr. 679/ 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE.

Toate persoanele implicate în activitatea de supraveghere video-audio și cele responsabile de administrarea înregistrărilor respectă măsurile de securitate stabilite.

Informarea persoanelor vizate se realizează în mod clar și permanent prin intermediul unui semn adecvat, o pictogramă reprezentativă, cu vizibilitate suficientă și localizată în zona supravegheată, astfel încât să semnaleze existența camerelor de supraveghere.

Responsabilul cu securitatea informațiilor va asigura actualizarea informărilor corespunzător realităților existente în cadrul activităților desfășurate de instituție.

În conformitate cu dispoziţiile Reg. UE nr. 679/2016 persoana vizată are următoarele drepturi:

– dreptul de acces;

– dreptul la rectificare;

– dreptul la ștergerea datelor (″dreptul de a fi uitat″);

– dreptul la restricționarea prelucrării;

– dreptul la portabilitatea datelor;

– dreptul la opoziție;

– dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri.

Potrivit Reg. UE 6709/2016, persoana vizată are dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sediul acesteia din B-dul G-ral Gheorghe Magheru, nr. 28-30, sector 1, București, cod poștal 010336 sau de a se adresa justiției.

Pe întreaga perioadă de stocare a datelor cu caracter personal, persoanele vizate au dreptul de acces la datele personale care le privesc, deţinute de Primăria Municipiului Călărași, de a solicita intervenţia sau de a se opune prelucărilor, conform legii. Orice cerere de a accesa, rectifica, bloca şi/sau şterge date cu caracter personal ca urmare a utilizării sistemului de monitorizare trebuie să fie adresată conducerii instituției și persoanei responsabile.

În cazul în care persoana vizată are alte întrebări privind prelucrarea de către instituție a datelor personale care o privesc, se poate adresa conducerii instituției.

Răspunsul la solicitarea de acces, intervenţie sau opoziţie se dă în termen de 30 zile calendaristice. Această perioadă poate fi prelungită cu două luni atunci când este necesar, ținându-se seama de complexitatea și numărul cererilor.

Persoana vizată va fi informată cu privire la orice astfel de prelungire, în termen de 30 de zile de la primirea cererii, prezentându-i-se și motivele întârzierii.

În cazul în care persoana vizată introduce o cerere în format electronic, acolo unde este posibil informațiile sunt furnizate tot în format electronic, dacă exista posibilitatea identificării exacte a persoanei, cu excepția cazului în care persoana vizată solicită un alt format. Solicitantul poate preciza în cerere dacă doreşte ca informaţiile să îi fie comunicate la o anumită adresă, care poate fi şi de poştă electronică, sau printr-un serviciu de corespondență care să asigure că predarea i se va face numai personal și există posibilitatea identificării exacte a persoanei.

În cazul în care cererea se depune prin reprezentant, trebuie comunicate datele de identitate ale acestuia, precum şi împuternicirea dată în acest sens.

În cazul în care cererile din partea unei persoane vizate sunt în mod vădit nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului lor repetitiv, instituția poate:

– fie să perceapă o taxă rezonabilă ținând cont de costurile administrative pentru furnizarea informațiilor sau a comunicării sau pentru luarea măsurilor solicitate;

– fie să refuze să dea curs cererii.

În cazul în care are îndoieli întemeiate cu privire la identitatea persoanei fizice care înaintează cererea având ca obiect exercitarea unuia din drepturile menționate, reprezentanții instituției pot solicita furnizarea de informații suplimentare necesare pentru a confirma identitatea persoanei vizate.

Dacă există o solicitare expresă din partea persoanei vizate, după identificare se poate acorda dreptul de acces la datele personale care o privesc. Imaginile furnizate vor fi clare, în măsura posibilităţii, cu condiţia de a nu prejudicia drepturile terţilor (persoana vizată va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile altor persoane care pot apărea în înregistrare vor fi editate, astfel încât să nu fie posibilă recunoaşterea/identificarea lor).

În cazul unei asemenea solicitări, persoana vizată este obligată să se identifice dincolo de orice suspiciune (să prezinte actul de identitate când participă la vizionare), să menţioneze data, ora, locaţia şi împrejurările în care a fost înregistrată de sistemul de supraveghere.

De asemenea, persoana vizată va prezenta şi o fotografie recentă, astfel încât utilizatorii desemnaţi să o poată identifica mai ușor în imaginile filmate. Persoana va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile persoanelor care pot apărea în înregistrare vor fi editate astfel încât să nu fi e posibilă recunoaşterea/identificarea lor.

Există posibilitatea refuzului dreptului de acces în situaţia în care se aplică excepţiile prevăzute de lege.

Necesitatea de a restricţiona accesul se poate impune şi în cazul în care există obligaţia de a proteja drepturile şi libertăţile unor terţe persoane, de exemplu dacă în înregistrări apar şi alte persoane şi nu există posibilitatea de a obţine consimţământul lor sau nu se pot extrage, prin editarea imaginilor, datele personale nerelevante.

Pentru exercitarea drepturilor menționate mai sus sau pentru alte solicitari şi clarificări, persoana vizată trebuie să transmită o cerere întocmită în formă scrisă, datată și semnată, la adresa:

 Primăria Municipiului Călărași

 Adresa: Str. București, nr. 140 A

sau poate depune cererea personal la registratura Instituției, la adresa mai sus menționată.

1. DEPUNEREA CERERII LA OPERATOR

Pentru exercitarea drepturilor prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date, efectuate de către operatorul U.A.T. Călărași, ne puteți trimite o cerere scrisă, datată și semnată, după cum urmează:

Personal – La sediul operatorului din municipiul Calarasi, str.Bucuresti nr. 140A
Poștă – U.A.T. Călărași – Responsabil cu Protecția Datelor Personale (DPO) Municipiul Călărași, str. Bucuresti nr. 140A, cod poștal 910058
Tel./Fax – 0242 311005/ 0242 318574
E-mail – dpo@primariacalarasi.ro

Operatorul U.A.T. Călărași, facilitează exercitarea drepturilor persoanei vizate, fără întârzieri nejustificate, în cel mult o lună de la primirea cererii. Această perioadă poate fi prelungită cu 2 luni, atunci când este necesar, ținându-se seama de complexitatea și numărul cererilor. În acest caz operatorul informează persoana vizată cu privire la orice astfel de prelungire, în termen de o lună de la primirea cererii, prezentând și motivele întârzierii.

Dacă nu ia măsuri cu privire la cererea persoanei vizate, operatorul informează persoana vizată, fără întârziere și în termen de cel mult o lună de la primirea cererii, cu privire la motivele pentru care nu ia măsuri și la posibilitatea de a depune o plângere în fața unei autorități de supraveghere și de a introduce o cale de atac judiciară.

În cazul în care persoana vizată introduce o cerere în format electronic, informațiile sunt furnizate în format electronic acolo unde este posibil, cu excepția cazului în care persoana vizată solicită un alt format.

Informațiile furnizate în temeiul articolelor 13 și 14, orice comunicare și orice măsuri luate în temeiul articolelor 15 – 22 și 34, sunt oferite gratuit.

În cazul în care cererile din partea unei persoane vizate sunt în mod vădit nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului lor repetitiv, operatorul U.A.T. Calarasi, poate:

1. a) fie să perceapă o taxă rezonabilă ținând cont de costurile administrative;
   b) fie să refuze să dea curs cererii (în aceste cazuri, operatorului îi revine sarcina de a demonstra caracterul vădit nefondat sau excesiv al cererii).

În cazul în care operatorul – U.A.T. Călărași are îndoieli întemeiate cu privire la identitatea persoanei fizice care înaintează cererea, acesta poate solicita furnizarea de informații suplimentare necesare pentru a confirma identitatea persoanei vizate.

1. DEPUNEREA PLÂNGERII LA AUTORITATEA DE SUPRAVEGHERE

În vederea apărării drepturilor prevăzute de Regulamentul (UE) nr.679/2016, persoanele ale căror date cu caracter personal fac obiectul unei prelucrări efectuate în cadrul U.A.T. Călărași, pot înainta plângere și către Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, numai după ce au depus o cerere la operator.

Pe cale de excepţie, plângerea poate fi adresată fără parcurgerea procedurii prealabile, numai în cazul în care o întârziere ar cauza un prejudiciu iminent şi ireparabil, aspect care trebuie justificat şi dovedit de petent, la data depunerii plângerii la autoritatea de supraveghere.

Pentru mai multe informații privind depunerea plângerii, puteți consulta pagina de internet a autorității de supraveghere (ANSPDCP): http://www.dataprotection.ro .

IMPORTANT!

– Prezenta procedură se aplică numai în cadrul activităţii de soluţionare a cererilor care intră sub incidența GDPR;
– Nefurnizarea datelor de identificare (în special: nume, prenume şi adresa de domiciliu/reşedinţă) conduce la　clasarea petiției ca anonimă;
– Cererea dumneavoastră va fi gestionată de către DPO din cadrul U.A.T. Calarasi.